一、归档制度

（一）根据国家、卫生部、医科院有关规定，本院档案属于本单位国有资

档案管理制度

产.凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移

交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档；

（二）院办档案室集中统一保管文书档案、基建档案.凡具有归档保存价

值的文件材料,院各部门应在每年六月份之前将前一年的档案移交到院办档案

室；

（三）归档要求

根据国家档案局、卫生部、医科院的有关规定，文书处理部门或业务部门

向档案室移交归档文件时必须遵循如下规定：

1、归档的文件材料应齐全、完整。确保应归档的文件材料齐全、完整、准

确，达到三率要求(归档率100％、完整率100％、准确率100％)；

2、凡是归档的文件材料（合同书、协议书)都必须是正文原文，不得出现

圆珠笔或铅笔字，一律用蓝黑或黑钢笔书写，字迹要求工整、清晰。文件和

电报按其内容的联系，应合并整理、立卷；

3、归档的文件材料，必须保持它们之间的历史联系,区分不同价值，便于

保管和利用。一般情况下，档案部门不接收未经整理的零散文件。对不符合要求

者，档案部门有权退回归档部门，要求其重新整理；

4、履行归档手续.归档文件交接检查无误后，即可办理具体移交手续。归

档文件移交目录（清单)一式俩份，写明归档文件的总数、移交人、接收人、交

接时间等项目。归档部门与档案室双方交接清点无误后，双方均应在移交目录上

履行签字手续。俩份清单，一份留存归档部门备查,另一份存档案室；

5、文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作，要作为职能、职称以

及业务部门各项工作的一部分，列入年终绩效考核中;

6、因工作调离医院时,调离者手中借用档案未还或应归档的文件材料尚未

归档的，院办档案室不予签字,人事部门不给办理调离手续。

（四）文书档案归档

文书档案预立卷工作主要由机关兼职档案员完成。兼职档案员负责在日常

工作中收集、整理和保管档案材料，以保证当年文件材料的完整系统。

1、预立卷工作程序：兼职档案员在院办档案室的指导监督下，完成归档；

2、预立卷基本要求:

（1）收集范围为当年收上一年度形成的，与部门工作相关的文件、照

片、录音带、录像带、光盘等；

（2）兼职档案员收集整理本部门各业务人员手中的文件材料并检查文件

材料:是否有保存价值、内容是否齐全、有无重复材料；

(3）院级领导、机关各业务部门的工作人员外出开会带回的文件、会议材

料，由兼职档案员负责收集并与其它档案材料一并移交院办档案室归档。任何

人或部门不得以任何借口私自留存档案材料。确属工作需要，要采取先归档后

借阅或复制副本;

（4）整理单位：请示与批复为一件、正件与附件为一件、转发件与原件

为一件、获奖的上报材料与上级的批文或获奖证书的复印件为一件.批复在前，

请示在后；正件在前，附件在后;转发件在前，原件在后；获奖的上报材料在前,

上级的批文或获奖证书的复印件在后；

（5）跨年度的请示和批复放在批复年立卷；没有批复的，放在请示年立

卷（没有批复的请示，要在请示上注明无批复原因）；

（6）送交到档案室的文件材料统一采用A4纸。

3、在初步完成预立卷工作后，兼职档案员通知院办档案室对预立卷工作进

行检查,检查合格后,由兼职档案员完成文件自然信息数据的录入。经部门领导

批示同意归档后将预立卷材料送交到院办档案室；

4、兼职档案员按照归档要求，对文件材料进行处理:去钉，标写页码,填

写归档文件移交清单、备考表、归档文件目录。

（五）基建档案归档

行政处、建管办兼职档案员负责收集、整理建设单位建设项目的管理文件.

1、由行政处、建管办兼职档案员，对项目完成单位在每项工程、每一阶

段形成的文件进行收集、指导和跟踪管理;

2、工程竣工后，行政处、建管办兼职档案员参加竣工验收并进行预立卷

工作，院办档案室工作人员对基建档案预立卷工作进行检查指导;

3、在建设项目竣工验收后六个月内完成档案立卷归档工作。由上级部门按

基建项目拨款购买的设备,其设备档案要按基建项目一同归档；

二、档案保管制度

（一）库存档案必须帐物相符；

(二）档案出库、入库都必须登记并履行严格的交接手续,清点、签收手

续均应严格、清楚、细致、责任分明；

(三）档案使用行为的管理与限制规定：

1、使用者不允许在使用档案的同时吸烟、喝水、吃食物。

2、不允许在档案上勾划、涂抹，更不允许有撕毁剪切等破坏性行为，使用

者必须严格保证档案的完好无损。

3、档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，应及时放入专

用的柜子中，不准擅自带离规定的使用场所（办公室、阅览室)。

4、各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自所利用的档案。

5、未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印。

6、经过批准的拍照、复印等行为应以不损伤档案完好的理化性状为前提。

(四）交还档案时，应保持实体秩序的排列顺序。

三、档案工作保密制度

(一）档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和

《保密法》，共同保守档案机密;

(二）严格执行有关档案的接收、发放管理规定，以及档案的查阅、借阅、

复印制度，认真履行登记、签字和审批手续;

（三）接待档案的查阅、借阅和归档人员，一律在阅览室内进行，库房重

地未经允许，非档案管理人员严禁入内；

(四）未经批准，任何人员不得私自将档案携带出阅览室，随意复印、摘

抄档案，更不准将档案带入公共场所；

（五）对已整理好的档案要及时入库存放，对尚未整理的文件、材料要及

时放入保密柜中。办公现场无人时，不得有任何秘级文件、资料放置桌面;

（六)凡属密级的档案必须在有关栏目注明密级字样。对机密级以上档案

（含电子版）及国家重点工程项目应设专人专柜保管；

（七）凡涉及档案机密的人员，不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有

关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密;

（八)利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不

得转借他人,不准携带公出、探亲访友、出入公共场所；

（九）各房间、保密柜钥匙必须妥善保管，发现丢失要及时汇报,认真处

理，并采取有效防范措施;

（十）发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或

保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者,

应按其性质及情节给予严肃处理.

四、档案鉴定制度

（一）初步鉴定。预立卷时，对所有文件材料进行价值鉴定，确定去留范

围;

（二）归档鉴定。立卷时,根据各类档案的《保管期限表》进行鉴定和甄别

文件的保存价值，确定保管期限；

（三）销毁鉴定。鉴定小组定期对超过保管期限的档案进行鉴定,确定并提

出档案的存毁意见；

（四)对要销毁的档案进行登记，编制“档案销毁清册”、“档案销毁目录”，

作为日后查考销毁档案材料的凭据；

（五)销毁档案时，应有人监销.对批准销毁的档案,不准出卖给废品回收站

或留作它用。销毁档案后，应在“档案销毁清册”上注明“已销毁”和销毁档案日期,

并由监销人签名盖章.

五、档案借阅制度

（一）院办公室档案室保存的文书档案、基建档案主要服务于本院医疗、

科研、管理等工作需要;

（二）原则上本单位各业务部门只能借阅本部门立卷归档的案卷并按标准

办理借阅手续。借阅本部门档案,需取得本部门负责人同意；需要借阅其他部门

档案时,需取得本部门负责人及归档部门负责人同意后，方可调档；

（三）外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信并经单位有关部门领

导签字批准,方可查阅，不得抄录或借出；

（四）机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要

求办理；

(五）查阅各门类档案应在阅览室内进行，不准污损、划道、涂改、折卷、

裁剪、抽换、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出

时间不得超过一个月，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续,确保档案的

完整与安全；

(六）珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出；

(七)凡私自抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者严格按

照国家《档案法》、《保密法》予以追究现行法律责任。

六、档案利用制度

（一)本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，

必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时

向档案室反馈，任何人不得例外；

(二)外单位来查阅档案资料的人员,必须持有单位介绍信，检验查阅人员

的身份和问清查阅的目的、范围,经分管领导批准后方可查阅；

（三）查阅档案人员应在阅览室内查询,并保持安静、卫生，不得在室内

吸烟、喝水，以防损坏档案;

（四）查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定;（五）

借出档案时间一般不超过一个月，延长时间需办理续借手续；

（六）借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转

借和影印、复制、拆换、涂改及污损,违者必究；

（七）借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归

还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归

还，以利保管和利用;

（八）凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以

利安全保密等工作;

（九）凡在借阅档案过程中，造成案卷散失,污损或不归还者,应按《档案

法》及有关规定严肃处理；

（十）复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核

对无误，加盖公章,方可有效。

七、档案销毁制度

（一）定期复审档案的保管价值。档案保管期满,要组织鉴定小组对其进行

鉴定，经鉴定后无继续保存价值的，应予销毁；

（二）凡是销毁档案，必须经鉴定委员会批准，并编制销毁清册，写出书

面报告。已经批准拟销毁的档案，必须逐年、逐卷、逐件进行登记；

（三）档案销毁要严格执行保密制度,必须指派两人以上监销，严格将档案

资料做废品出售，需用专人送往指定地点销毁；

（四）销毁档案后，应在“销毁档案清册”上注明“已销毁"和销毁档案日

期，并由监销人签名盖章。

八、档案统计制度

（一）档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章

要求;

（二）档案统计包括登记和统计两个部分，档案室要建立档案工作统计台

账，档案人员要认真细致地做好档案收进、移除、整理、鉴定、销毁、抢救、

清理、报关的数量、状况及结构的登记和统计,还要做好档案检索，编研和利用

情况的登记和统计；

（三）统计数字要准确无误,情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿

拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊；

（四）及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他

档案统计表，统计表要由领导签字盖章后上报或归档;

（五）定期对档案统计资料进行归纳整理,定期对统计数据进行必要的综

合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解档案管理

的现状,掌握发展规律、提高管理水平。

九、档案库房保管制度

（一）院办档案室工作人员要严格遵守安全、保密规章制度,坚守工作岗

位，切实管理好全部档案，不经领导批准,不准私自委托他人代行职务。

（二）进出库制度

1、档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入

档案库房。如工作确实需要非档案工作人员进入库防时（如维修库房及其

设备等),则必须有档案工作人员陪同并始终相伴；

2、库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，不允许在库房中吸

烟、喝酒、吃东西；

3、库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁，等等.

(三）库房温湿度控制

1、使用去湿机、空调设备调节库房温湿度；

2、档案库房温度标准为14℃-24℃，相对湿度标准为45％—60％,在规定

范围内温、湿度每昼夜波动幅度：温度±2℃，相对湿度±5%。

（四）切实做好档案“八防"（即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、

防尘、防盗）工作，确保档案安全.

1、防火—--必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的消火器

材；

2、防水—--库房所处地址不能过低，库房内及附近不能有水源，库房选址

应远离易发洪水的地点，位于较有利的防洪地段;

3、防霉、防虫、防潮-——对档案文件进行定期检查并放置防霉、防虫药

品；

4、防光—-—库房尽可能全封闭(即无窗）,尽量遮蔽户外日光中的紫外线

照射。照明灯具应使用白炽灯并加白灯罩，不允许使用日光灯(荧光

灯）作为库房照明灯具；

5、防尘-—-要求装具的封闭性好，并须对库房及装具等定期进行清扫擦

拭，保持清洁；

（五）档案人员离开档案库房时,要关好门窗、关闭电源、确保档案安全；

（六）档案装具排列整齐，经常清扫库房，使之保持干净、清洁、避免灰

尘对档案的侵蚀；

（七）严禁在库房内吸烟以及存放易燃、易爆等物品;

（八）每年年末对库房档案的数量、质量利用率等情况进行统计并将统计

结果汇总上报到上级档案部门。