齐齐哈尔医学院干部档案管理工作细则

为使干部档案管理工作进一步规范化、制度化，不断提高科

学管理水平，更好地为新时期干部管理工作服务，根据中央组织

部、国家档案局制定的《干部档案工作条例》和省委组织部、省

档案局制定的《干部人事档案管理工作细则》等有关规定，结合

我院实际，制订本细则。

一、干部档案与干部档案工作

㈠干部档案是组织部门，按照党的干部政策，在培养、选拔

和任用干部工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德

作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历

史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家

档案的重要组成部分。

㈡干部档案工作，是党和国家干部管理工作的重要组成部分，

也是国家档案工作的组成部分，是为贯彻执行党的干部路线、方

针和政策，选贤举能，知人善任，为学院发展建设服务的一项专

业性工作。

㈢学院的干部档案工作，接受省委组织部、省高校工委组织

部领导，业务上同时接受省档案局的监督、检查与指导。

二、干部档案的管理体制、机构和职责

㈠干部档案管理体制

学院干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。按

照干部管理权限，全院处级干部、附属第四医院科级干部、附属

医院院长助理和学院本部科级干部档案集中统一由组织部负责管

理，附属一、二、三医院科级干部档案由本院人事部门负责管理。

㈡干部档案管理工作机构

组织部是学院干部档案管理部门，条件成熟时应建立干部档

案科（室）。

㈢组织部干部档案管理职责

1、保管干部档案，为国家积累档案史料；

2、收集、鉴别和整理干部档案材料；

3、办理干部档案的查阅、借阅和转递；

4、登记干部职务、工资的变动情况；

5、为有关部门提供干部的情况；

6、做好干部档案的安全、保密、保护工作；

7、调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档

案的业务建设和业务指导；

8、推广、应用干部档案现代化管理技术；

9、定期向档案室移交死亡干部档案；

10、办理其它有关事项。

三、干部档案管理范围

㈠在职干部档案的管理

1、按照干部管理权限，学院党委直接任命的处科级干部档案

由组织部负责统一保管。

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2、省委管理的干部，应建立档案正、副本，正本由省委组织

部保管，副本由学院组织部负责保管。

㈡退(离)休干部档案的管理

干部退(离)休后，其档案仍由组织部保管。

㈢死亡干部档案的管理

学院党委管理的干部死亡五年后，其档案由组织部移交学院

档案室长期保存。

㈣其他干部档案的管理

1、干部辞职、自动离职、被辞退(解聘)或被开除公职以后，

其档案转由人事处保管。到其他单位重新就业的，其档案转至有

关人事部门保管，就业单位不具备保管条件的，转当地人事部门

所属的人才流动服务中心保管。

2、干部被判刑或劳动教养期间，其档案由组织部保管；刑满

释放或解除劳教以后，在院内重新安排工作的，其档案转由人事

处保管。

3、干部出国不归(定居)、失踪、逃亡以后，其档案仍由组织

部保管。

4、组织部干部档案管理人员及其直系亲属的档案，由组织部

另行指定专人保管。

四、干部档案材料的收集归档

组织部要本着实事求是的原则，按照干部管理权限及干部

档案材料收集范围，经常向有关部门收集反映干部政治思想、品

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德作风、业务能力、学识水平、工作实绩情况的材料，充实档案

内容。

㈠收集范围

1、在干部工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等

材料。

2、自传和属于自传性质的材料。

3、考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的

综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记

表，鉴定材料，后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

4、审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报

告或审计意见材料，离任审计考核材料。

5、国民教育、教育(大中专)、党校、军队院校学生(学

员)登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，

授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、

学员思想小结(结业)，博士后研究人员工作期满登记表等材料。

6、评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作

中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资

格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，

业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职

务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

7、创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要

刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

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8、政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、

本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的

调查证明、证据材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、

批复及有关的主要依据材料。

9、更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加

工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及

所依据的证明材料、上级批复等材料。

10、党、团组织建设工作中形成的有关材料：

⑴中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书(1-2

份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料

及有关的证明、考察材料；党员登记表、民主评议党员组织意见、

登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员

中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的

依据材料；取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志

愿书可收集归档)；材料；

⑵中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，

退团材料；

⑶加入民主党派的有关材料。

11、表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作

者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学

奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党(团)

员等审批(呈报)表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受

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勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

12、纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的

有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)

报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材

料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定(结论)，

上级批复，离婚材料等。

13、干部任免、调动、军队干部转业安臵等工作中形成的有

关材料：干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料)；干

部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡

登记表，军队转业干部审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退(离)

休审批表等材料。

14、考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记

表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和

有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审

批材料等。

15、办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、

各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享

受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材

料等。

16、办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料：因公出国

(出境)审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私

出国(出境)审批表等材料。

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17、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等众团体代

表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记

表、委员简历、政绩材料等。

18、身体检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严

重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级

的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

19、办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、

讣告，非正常死亡的调查报告及遗书。

20、其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。

㈡收集方法

1、组织部、宣传统战部、纪检监察处、工会、人事处、审计

处等部门，都应建立健全送交干部档案材料收集归档的制度，并

认真贯彻执行，使干部档案材料收集归档制度化、规范化。

2、组织部要掌握形成干部档案材料的规律和信息，建立工作

联系制度和收集网络，采取整理前收集与整理后补充收集、单位

内收集与单位外收集、经常收集与集中收集相结合的收集形式，

做好动态收集与跟踪收集，全面、准确地向有关部门收集新形成

的归档材料。

3、收集的档案材料必须是办理完毕的正式材料，内容真实，

文字清楚，手续完备，规格一致（19cm×26cm）,严禁将复印材料

及使用圆珠笔、铅笔或红、纯蓝墨水及复写纸书写的材料收

集归档。组织部发现归档材料不符合归档要求时，应及时通知形

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成材料的部门补送或补办手续，有关部门须按规定认真办理。

4、组织部形成的档案材料须在20天之内归档，其他部门形

成的档案材料须在一个月之内，送交组织部归档。任何组织和个

人不得以任何理由积压、滞留归档材料。

5、学院党委直接任命的处科级干部，其原档案保管部门须在

干部任命一个月内按有关规定向党委组织部移交干部档案。

㈢归档要求

1、组织部在收到干部档案材料后，应在3日内归入档案柜

（盒）。

2、组织部每年对干部档案材料集中归档装订入卷一次。

3、组织部每年向省委组织部报送一次省委管理的干部的档案

材料。

五、干部档案的整理与保管保护

㈠整理工作的基本要求

1、整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、

目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条

理、精练、实用的要求。

2、整理干部档案，事先要将干部档案材料收集齐全，备齐卷

皮、干部职务变动登记表、工资级别(变动)登记表、目录纸、隔

页纸(或隔页角)、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品

和设备。

3、整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、

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政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌

握整理工作的基本方法和技能，认真负责地做好整理工作。

㈡整理工作的基本步骤

1、材料鉴别；

2、材料分类；

3、材料排序；

4、材料编目；

5、材料复制；

6、技术加工；

7、装订立卷；

8、检查验收。

㈢干部档案材料的鉴别、分类、排序、编目、复制、技术加

工、装订立卷、检查验收和干部档案的保管保护等严格执行省委

组织部、省档案局联合下发的《干部人事档案管理工作细则》（黑

组通字[1998]44号）的有关规定。

六、干部档案的提供利用

组织部须服务和服从于干部工作的需要，做好档案提供利用

工作。要严格掌握利用范围，遵循规定的审批程序，履行严密的

审批手续。在查(借)阅档案时，要注意档案内容的保密，确保档

案的安全。

㈠查阅范围

1、凡涉及干部考察、任免、调动、入党、入团、奖惩、政审、

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组织处理、案件审理、出国(境)审查、调整工资、评定职称、确

定福利(职级)待遇，以及更改姓名，入党时间、参加工作时间、

出生年月，办理退(离)休手续，治丧等工作，可以查阅干部档案。

2、与他人案件有密切联系，而本人已经死亡或因病不能口述、

书写、无法直接提供情况，以及其它特殊原因，须通过其档案取

得证明材料的，可以查阅干部档案的有关内容。

3、编写党史、军史、人物传记、地方志、组织史、革命斗争

史等，需要了解当事人的经历和社会实践情况，而当事人已经死

亡或因年迈丧失记忆、有病不能口述、书写的，可查阅其履历和

自传等档案材料。

㈡查阅手续

1、查阅干部档案，须由查阅单位填写《查阅干部档案审批表》

(简称《审批表》)，经查阅单位党组织主管领导签署意见并加盖

组织人事部门公章，经组织部审核同意后查阅。

2、非中共领导干部和非组织人事部门，因工作需要必须查阅

干部档案时，还须经学院党委主要负责人同意并签署意见，由组

织部审核后，提供有关情况。

3、查阅档案室保存的死亡干部档案，须经组织部同意并签署

意见加盖公章后，由档案室按规定予以查阅。

㈢借阅档案

干部档案一般不外借，必须借阅时，须说明理由，并严格按

规定程序办理借阅手续。下列情况，可酌情借阅：

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1、干部审查部门对干部本人历史问题进行复查，靠查阅一时

解决不了问题的；

2、上级干部部门进行任免、调动、考察等工作，需要审查干

部本人档案的；

3、其它特殊情况。

借阅档案须进行严格的登记，并在《借阅干部档案审批表》

备注栏内详细填写借阅理由及借阅时间，注明借阅单位及经手人，

由组织部核实，经学院党委主要负责人同意并签署意见后，方可

借出。

㈣查(借)阅注意事项

1、不准电话查询档案内容。需要查阅时，查阅单位要填写《审

批表》，派两名以上中共正式党员干部，携带本人工作证(工作证

须与《审批表》所填查阅人相符)，到组织部查阅。不准凭借调查

证明材料介绍信或行政介绍信查阅干部档案。

2、组织部须按规定提供档案材料。干部直系亲属因参加工作、

升学、参军、入党、入团进行政治审查，需要了解干部本人情况

时，不得查阅干部本人档案，所需证明材料由干部所在单位基层

党组织予以提供。非直系亲属，既不能查阅档案，也不出具证明。

3、阅档人员必须严格遵守保密制度和阅档规定，不准泄漏或

擅自公布档案内容，严禁涂改、圈划、批注、抽取、拆散、折叠、

增添、撤换档案材料，如发现材料有遗失、损坏等情况，应及时

报告档案管理部门，以便采取措施妥善处理。

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4、任何人不准查(借)阅本人及其直系亲属的档案，也不得以

个人名义查阅其他干部档案。

5、未经组织部同意，任何查(借)阅档案的单位或个人，不得

随意摘录、复制(拍摄)档案内容。因工作需要从档案中取证的，

须经组织部同意，并请示学院党委主要负责人审查批准后才能摘

录、复制(拍摄)，摘录、复制(拍摄)的档案材料必须保密，用毕

由组织人事部门登记销毁。

6、借阅档案须在规定的时间内返还，时间一般不得超过一周，

最长不准超过两周，如需延长，必须办理延期借阅手续。借阅期

间，借用部门要指定专人专柜保管，不准擅自将档案转借他人，

或将档案带入公共场所，以防档案损坏或丢失。

7、阅档结束后或借档返还时，组织部档案管理人员必须认真

进行检查验收，并履行相应签字手续。

8、对违反查(借)阅规定，有擅自涂改、抽取、圈划、增添、

撤换档案材料等行为，视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

属于假公济私或利用档案材料营私舞弊者，要依据《中华人民共

和国档案法》严肃处理。

七、干部档案的转递

㈠转递原因

组织部在遇到下列情况时，应及时、完整、准确、安全地将

档案转递给新的主管单位，做到“档随人走”。

1、干部管理权限调整变化。

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2、干部跨单位调动。

3、干部所在单位改变上下级行政隶属关系、撤消或并入新单

位。

4、干部辞职、退职、离职以及被开除公职后，另行就业。

5、干部受刑事处分和劳动教养后，重新参加工作。

6、干部流动及其他需要转递档案等情况。

㈡转递要求

1、干部档案须通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄(含

特快专递)或交干部本人自带。

2、转出档案须及时、完整、按规定整理装订，不得有零散材

料，也不得扣留材料和分批转出。

3、转递档案必须详细填写由中组部统一格式的“干部档案转

递通知单”，并严密包封。

4、档案转出后，组织部应及时催问和索要回执，以防丢失。

八、组织领导和队伍建设

㈠学院党委要加强对干部档案工作的日常领导，及时研究解

决工作中出现的新情况、新问题，不断提高科学管理水平。

㈡学院党委组织部对附属医院的干部档案工作，在业务上负

有监督、检查和指导的责任。

㈢干部档案管理工作所需设备经费和业务经费，应根据档案

日常管理工作的实际需要，列入学院财务预算，统筹解决。

㈣学院党委组织部须加强干部档案工作队伍建设，选调政治

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可靠、作风正派、责任心强、具有大学本科以上学历的党员干部

从事干部档案管理工作。要保持队伍的相对稳定，合理解决干部

档案管理人员的专业技术职务(职称)的评定和行政职级待遇问

题，为他们政治业务上的成长进步创造条件。对为档案工作做出

突出贡献的同志，要适时给予表彰和奖励。对失职者，应视情节

轻重，给予批评教育直至纪律处分。

㈤组织部干部档案管理工作人员，在干部档案建设和管理工

作中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，

必须做到：

1、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、思想、邓

小平理论、“三个代表”重要思想和党的各项方针、政策，努力提

高政治思想水平。

2、热爱本职工作，积极主动收集档案材料，忠于职守，刻苦

钻研业务，提高业务水平和工作能力。

3、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档

案的安全，不得泄露档案内容。

4、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

5、工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交

接工作。

九、附则

㈠本细则由组织部负责解释。

㈡本细则自下发之日起执行。

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